Política de privacidad

1. Introducción

La presente Política de Privacidad se aplica específicamente a los proyectos, eventos y servicios contratados con Meridional Events S.L. cuya gestión operativa se realiza total o parcialmente con la intervención de un colaborador externo independiente.

En estos proyectos, el cliente contrata con Meridional Events S.L. y el colaborador externo puede asumir la gestión operativa diaria, actuar como punto de contacto y comunicarse con clientes, participantes y proveedores para ejecutar el servicio.

Meridional Events S.L. mantiene la supervisión del proyecto y puede conservar en sus sistemas corporativos copias de los emails, mensajes, documentos y demás comunicaciones gestionadas por el colaborador.

Los datos personales serán tratados únicamente para gestionar y ejecutar el proyecto, cumplir las obligaciones legales y contractuales aplicables, resolver incidencias y atender posibles responsabilidades derivadas del servicio.

Esta política contiene toda la información aplicable a estos proyectos y está alineada con los principios y medidas de protección de datos utilizados por Meridional Events S.L. en el resto de sus actividades.

 

2. Normativa aplicable

El tratamiento de datos personales se rige por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y demás normativa aplicable.

 

3. Responsable del tratamiento

Meridional Events S.L.
NIF: B75679035
Dirección: Calle Pelayo, Málaga, España
Email:
Web: www.meridionalevents.com

4. Cómo tratamos los datos

Dependiendo del contexto del proyecto, Meridional Events S.L. actúa normalmente como responsable del tratamiento cuando organiza, coordina y ejecuta el evento.

En determinados casos, cuando el cliente facilita datos de participantes para la prestación del servicio, Meridional tratará los datos dentro del marco del encargo recibido y en el rol que legalmente corresponda según la naturaleza del tratamiento concreto.

En todos los casos, los datos se utilizan exclusivamente para la ejecución del proyecto.

 

5. Papel del colaborador externo

En los proyectos cubiertos por esta política, el colaborador externo accede a datos únicamente para gestionar el proyecto, actúa dentro del marco organizativo de Meridional, no puede utilizar los datos para fines propios, no puede crear bases de datos independientes, no puede reutilizar contactos ni información fuera del proyecto, debe respetar las medidas de seguridad y confidencialidad aplicables y debe eliminar o dejar de utilizar los datos cuando finalice su intervención.

El acceso del colaborador se realiza a través de cuentas corporativas o canales operativos del proyecto, pudiendo intervenir en la comunicación con clientes y proveedores cuando sea necesario para la ejecución del evento.

 

6. Qué datos tratamos

En función del proyecto, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, email, teléfono, empresa y cargo.
• Datos logísticos del evento: viajes, alojamientos, horarios, rooming lists, transfers y planificación.
• Datos necesarios para hospedajes, registro documental y accesos nominativos: nombre y apellidos, sexo, nacionalidad, fecha de nacimiento, tipo y número de documento identificativo (DNI, NIE, TIE o pasaporte, según proceda), lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad y país) cuando resulte exigible, correo electrónico y teléfono cuando resulte exigible o necesario para la gestión del servicio, así como datos de entrada, salida, reserva, contrato o pago cuando sean requeridos por la normativa aplicable o por el proveedor obligado al registro.
• Datos administrativos: facturación, datos fiscales e información de pagos o devoluciones.
• Comunicaciones y registros del proyecto: emails, mensajes, archivos adjuntos, instrucciones, notas y demás información operativa relacionada con el proyecto, incluidas las comunicaciones gestionadas por el colaborador externo y conservadas en los sistemas de Meridional Events S.L.
• Datos de salud, solo cuando es necesario: alergias, intolerancias, movilidad reducida y necesidades especiales.

Estos datos se solicitan únicamente cuando son imprescindibles para la correcta prestación del servicio.

 

7. De dónde proceden los datos

Los datos pueden proceder del propio interesado, de la empresa cliente, de formularios del proyecto, de comunicaciones por email, WhatsApp u otros canales operativos, de listados o documentos facilitados por el cliente y del colaborador externo dentro del proyecto.

 

8. Para qué utilizamos los datos

Los datos se tratan para organizar y ejecutar el evento, gestionar alojamientos, actividades y logística, coordinar participantes y proveedores, gestionar facturación y obligaciones legales, resolver incidencias y garantizar la seguridad del evento.

No utilizamos los datos para fines comerciales ni marketing en este contexto específico.

 

8.1 Uso de automatización e inteligencia artificial

Meridional Events S.L. y, cuando resulte necesario para gestionar el proyecto, el colaborador externo pueden utilizar servicios autorizados de OpenAI —ChatGPT y su API—, Google —Gemini—, Anthropic —Claude— y otros proveedores tecnológicos para clasificar, resumir o traducir comunicaciones, extraer información operativa, detectar tareas pendientes y preparar borradores.

Estas herramientas pueden procesar datos incluidos en emails, mensajes, documentos y solicitudes relacionadas con el proyecto. Su utilización constituye un medio de apoyo para las finalidades indicadas en el apartado anterior y se basa en la base jurídica aplicable al tratamiento correspondiente.

Aplicamos medidas de minimización y, cuando la modalidad utilizada lo permite, las opciones disponibles para limitar la conservación y el uso de la información para entrenar modelos. El colaborador externo solo podrá utilizar las herramientas autorizadas por Meridional Events S.L. y conforme a sus instrucciones.

Evitamos introducir datos de salud, documentos de identidad o datos bancarios completos, salvo que resulte estrictamente necesario y se utilice un entorno autorizado con garantías adecuadas.

No adoptamos decisiones con efectos jurídicos o similares basadas exclusivamente en estos sistemas. Las decisiones relevantes están sometidas a revisión humana.

 

9. Comunicación de datos

Los datos podrán comunicarse, cuando resulte necesario, a hoteles y alojamientos, museos, monumentos o accesos nominativos, proveedores logísticos, restaurantes en caso de necesidades alimentarias, proveedores tecnológicos de correo, almacenamiento, automatización e inteligencia artificial y autoridades cuando exista una obligación legal.

Siempre aplicamos el principio de mínimo acceso necesario.

 

10. Tratamiento de datos de salud

Los datos de salud se tratan con especial protección, solo se recogen cuando son necesarios, se limitan a lo imprescindible y se comunican únicamente cuando resulta necesario para la prestación del servicio.

Como regla general, se compartirán de forma no nominativa siempre que sea posible, y solo se asociarán a una persona concreta cuando sea estrictamente imprescindible para garantizar su seguridad o la correcta ejecución del servicio.

Nunca se utilizan para fines distintos del evento.

 

11. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden tratar datos personales fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando se produzca una transferencia internacional, aplicaremos una decisión de adecuación, Cláusulas Contractuales Tipo u otra garantía válida conforme al RGPD, según el proveedor y el servicio utilizado.

Estas transferencias pueden afectar, entre otros, a servicios de Google, Microsoft, OpenAI o Anthropic.

Puede solicitar información adicional sobre las transferencias y las garantías aplicadas escribiendo al email indicado en la cláusula 3.

 

12. Conservación de los datos

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para cada finalidad y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa aplicable o necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.

• Datos operativos del proyecto y de participantes: durante el tiempo necesario para la preparación, ejecución, cierre del proyecto y atención de incidencias posteriores y, como criterio general, por un plazo máximo de 12 meses desde la finalización del evento, salvo que deban conservarse por más tiempo por obligación legal o reclamación pendiente.
• Datos comunicados para hospedajes, registros documentales y accesos nominativos: durante el tiempo estrictamente necesario para la gestión del servicio y durante los plazos que resulten exigibles conforme a la normativa aplicable y a las obligaciones de registro documental del proveedor o del responsable que corresponda.
• Datos de salud y necesidades especiales: hasta que dejen de ser necesarios y, como regla general, en un plazo máximo de 90 días desde la finalización del evento, salvo obligación legal o incidencia abierta.
• Datos fiscales, contables y contractuales: durante los plazos legales aplicables.
• Comunicaciones del proyecto: los emails, mensajes, archivos adjuntos y registros operativos, incluidas las comunicaciones gestionadas por el colaborador externo y las copias conservadas en los sistemas de Meridional Events S.L., se conservarán durante la gestión del proyecto y, como criterio general, hasta 24 meses desde la última interacción relevante, salvo que deban conservarse durante más tiempo por obligación legal o para la defensa frente a reclamaciones.
• Datos procesados mediante servicios de automatización e inteligencia artificial: durante el tiempo necesario para prestar el servicio y conforme a los periodos técnicos y contractuales aplicables al proveedor utilizado.
• Accesos del colaborador externo y permisos asociados al proyecto: solo durante el tiempo necesario para la necesidad operativa del proyecto o de la colaboración, debiendo revocarse o limitarse cuando dejen de ser necesarios.

 

13. Derechos de los interesados

El interesado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad enviando una solicitud a .

También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

 

14. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo control de accesos, organización por proyectos, uso de canales corporativos y limitación de acceso a datos sensibles.

El colaborador externo está obligado a respetar estas medidas.

 

15. Incidentes de seguridad

Cualquier incidente que afecte a datos personales deberá comunicarse sin demora a Meridional para su evaluación y gestión conforme a la normativa aplicable.

 

16. Menores

Los servicios están dirigidos a empresas.

No tratamos datos de menores de forma intencionada. En caso excepcional, el tratamiento se limitará a lo estrictamente necesario.

 

17. Imágenes y vídeos

Como regla general, no se captarán ni utilizarán imágenes con fines promocionales en estos proyectos.

Solo podrán realizarse captaciones cuando el cliente lo solicite expresamente o cuando formen parte del servicio contratado.

En ningún caso el colaborador podrá utilizar imágenes para fines propios.

 

18. Actualizaciones

Esta política podrá actualizarse para adaptarse a cambios legales u operativos.

 

19. Contacto

Meridional Events S.L.
Calle Pelayo, Málaga, España
Email:
Web: www.meridionalevents.com