Política de privacidad

1. Introducción

En Meridional Events S.L. tratamos los datos personales con el máximo respeto a la normativa vigente y a los principios de confidencialidad, minimización y seguridad.

La presente Política de Privacidad se aplica específicamente a los proyectos, eventos y servicios en los que interviene un colaborador externo independiente, que puede actuar como punto de contacto operativo en la gestión del proyecto.

En estos casos, el cliente contrata siempre con Meridional Events S.L.; el colaborador externo actúa dentro del marco definido por la empresa; y el tratamiento de datos personales se realiza únicamente para la correcta ejecución del proyecto.

2. Normativa aplicable

El tratamiento de datos personales se rige por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y demás normativa aplicable.

3. Responsable del tratamiento

Meridional Events S.L.
NIF: B75679035
Dirección: Calle Pelayo 6, Málaga, España
Email: privacy@meridionalevents.com
Web: www.meridionalevents.com

4. Cómo tratamos los datos

Dependiendo del contexto del proyecto, Meridional Events S.L. actúa normalmente como responsable del tratamiento cuando organiza, coordina y ejecuta el evento.

En determinados casos, cuando el cliente facilita datos de participantes para la prestación del servicio, Meridional tratará los datos dentro del marco del encargo recibido y en el rol que legalmente corresponda según la naturaleza del tratamiento concreto.

En todos los casos, los datos se utilizan exclusivamente para la ejecución del proyecto.

5. Papel del colaborador externo

En los proyectos cubiertos por esta política, el colaborador externo accede a datos únicamente para gestionar el proyecto, actúa dentro del marco organizativo de Meridional, no puede utilizar los datos para fines propios, no puede crear bases de datos independientes, no puede reutilizar contactos ni información fuera del proyecto, debe respetar las medidas de seguridad y confidencialidad aplicables y debe eliminar o dejar de utilizar los datos cuando finalice su intervención.

El acceso del colaborador se realiza a través de cuentas corporativas o canales operativos del proyecto, pudiendo intervenir en la comunicación con clientes y proveedores cuando sea necesario para la ejecución del evento.

6. Qué datos tratamos

En función del proyecto, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, email, teléfono, empresa y cargo.
• Datos logísticos del evento: viajes, alojamientos, horarios, rooming lists, transfers y planificación.
• Datos necesarios para hospedajes, registro documental y accesos nominativos: nombre y apellidos, sexo, nacionalidad, fecha de nacimiento, tipo y número de documento identificativo (DNI, NIE, TIE o pasaporte, según proceda), lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad y país) cuando resulte exigible, correo electrónico y teléfono cuando resulte exigible o necesario para la gestión del servicio, así como datos de entrada, salida, reserva, contrato o pago cuando sean requeridos por la normativa aplicable o por el proveedor obligado al registro.
• Datos administrativos: facturación, datos fiscales e información de pagos o devoluciones.
• Datos de salud, solo cuando es necesario: alergias, intolerancias, movilidad reducida y necesidades especiales.

Estos datos se solicitan únicamente cuando son imprescindibles para la correcta prestación del servicio.

7. De dónde proceden los datos

Los datos pueden proceder del propio interesado, de la empresa cliente, de formularios del proyecto, de comunicaciones por email, WhatsApp u otros canales operativos, de listados o documentos facilitados por el cliente y del colaborador externo dentro del proyecto.

8. Para qué utilizamos los datos

Los datos se tratan para organizar y ejecutar el evento, gestionar alojamientos, actividades y logística, coordinar participantes y proveedores, gestionar facturación y obligaciones legales, resolver incidencias y garantizar la seguridad del evento.

No utilizamos los datos para fines comerciales ni marketing en este contexto específico.

9. Comunicación de datos

Los datos podrán comunicarse, cuando sea necesario, a hoteles y alojamientos, museos, monumentos o accesos nominativos, proveedores logísticos, restaurantes en caso de necesidades alimentarias y autoridades cuando exista obligación legal.

Siempre aplicamos el principio de mínimo acceso necesario.

10. Tratamiento de datos de salud

Los datos de salud se tratan con especial protección, solo se recogen cuando son necesarios, se limitan a lo imprescindible y se comunican únicamente cuando resulta necesario para la prestación del servicio.

Como regla general, se compartirán de forma no nominativa siempre que sea posible, y solo se asociarán a una persona concreta cuando sea estrictamente imprescindible para garantizar su seguridad o la correcta ejecución del servicio.

Nunca se utilizan para fines distintos del evento.

11. Transferencias internacionales

Cuando se utilicen herramientas tecnológicas que impliquen tratamiento fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán las garantías adecuadas conforme al RGPD, como cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos legalmente válidos.

12. Conservación de los datos

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para cada finalidad y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa aplicable o necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.

• Datos operativos del proyecto y de participantes: durante el tiempo necesario para la preparación, ejecución, cierre del proyecto y atención de incidencias posteriores y, como criterio general, por un plazo máximo de 12 meses desde la finalización del evento, salvo que deban conservarse por más tiempo por obligación legal o reclamación pendiente.
• Datos comunicados para hospedajes, registros documentales y accesos nominativos: durante el tiempo estrictamente necesario para la gestión del servicio y durante los plazos que resulten exigibles conforme a la normativa aplicable y a las obligaciones de registro documental del proveedor o del responsable que corresponda.
• Datos de salud y necesidades especiales: hasta que dejen de ser necesarios y, como regla general, en un plazo máximo de 90 días desde la finalización del evento, salvo obligación legal o incidencia abierta.
• Datos fiscales, contables y contractuales: durante los plazos legales aplicables.
• Comunicaciones del proyecto (emails, mensajes y registros operativos): durante la gestión del proyecto y, como criterio general, hasta 24 meses desde la última interacción relevante, salvo que deban conservarse por más tiempo para la defensa frente a reclamaciones.
• Accesos del colaborador externo y permisos asociados al proyecto: solo durante el tiempo necesario para la necesidad operativa del proyecto o de la colaboración, debiendo revocarse o limitarse cuando dejen de ser necesarios.

13. Derechos de los interesados

El interesado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad enviando una solicitud a privacy@meridionalevents.com.

También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

14. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo control de accesos, organización por proyectos, uso de canales corporativos y limitación de acceso a datos sensibles.

El colaborador externo está obligado a respetar estas medidas.

15. Incidentes de seguridad

Cualquier incidente que afecte a datos personales deberá comunicarse sin demora a Meridional para su evaluación y gestión conforme a la normativa aplicable.

16. Menores

Los servicios están dirigidos a empresas.

No tratamos datos de menores de forma intencionada. En caso excepcional, el tratamiento se limitará a lo estrictamente necesario.

17. Imágenes y vídeos

Como regla general, no se captarán ni utilizarán imágenes con fines promocionales en estos proyectos.

Solo podrán realizarse captaciones cuando el cliente lo solicite expresamente o cuando formen parte del servicio contratado.

En ningún caso el colaborador podrá utilizar imágenes para fines propios.

18. Actualizaciones

Esta política podrá actualizarse para adaptarse a cambios legales u operativos.

19. Contacto

Meridional Events S.L.
Calle Pelayo 6, Málaga, España
Email: privacy@meridionalevents.com
Web: www.meridionalevents.com