Términos y Condiciones Generales de Contratación

Preámbulo

Estas Condiciones Generales regulan las relaciones contractuales entre Meridional Events S.L. (en adelante, “la Empresa”) y el Cliente, empresa o profesional que contrata los servicios descritos en la Proforma correspondiente emitida por la Empresa y, con carácter previo, en el Presupuesto. A efectos informativos, el Presupuesto es una estimación previa susceptible de cambios; la Proforma incorpora la solicitud de pago y datos de cobro, y constituye el documento contractual de referencia una vez emitida y aceptada. El presente contrato tiene naturaleza mercantil B2B, quedando expresamente excluida la normativa de consumidores y usuarios y la relativa a viajes combinados (arts. 97 y 150.1 del RDL 1/2007).

En caso de discrepancia entre la versión española y cualquier traducción, prevalecerá la versión en español.
Ley aplicable: Derecho español.
Jurisdicción exclusiva: Juzgados y Tribunales de Málaga (España).

1. Objeto, Naturaleza y Marco Contractual

1.1. Objeto

Estas Condiciones Generales regulan los servicios prestados por la Empresa en relación con la organización, coordinación y ejecución de eventos, viajes corporativos y servicios asociados, contratados por el Cliente conforme a las condiciones recogidas en la Proforma aceptada o, si esta aún no hubiera sido emitida, en el Presupuesto aceptado.

1.2. Documentación contractual

Forman parte integrante y vinculante del contrato:

1. la(s) Proforma(s) o presupuesto(s) aceptados por el Cliente;
2. Las versiones actualizadas de dicha proforma, siempre que hayan sido aceptadas por escrito (incluyendo correo electrónico o pago parcial/conforme al art. 1254 del Código Civil), prevaleciendo la última versión aceptada en caso de discrepancia;
3. el Anexo I – Alcance Técnico y Operativo del Servicio;
4. el Anexo II – Calendario de pagos y cancelaciones del proveedor principal, si aplica;
5. el Anexo III – Condiciones particulares del proveedor principal, si aplica;
6. el Anexo IV – Pagos en moneda distinta al euro, si aplica.

A efectos del presente contrato, (i) el Presupuesto es la propuesta económica preliminar; (ii) la Proforma es el documento posterior que incorpora la solicitud de pago y datos de cobro, y podrá recoger versiones actualizadas del Presupuesto. En caso de sucesivas versiones, prevalecerá la última Proforma aceptada por escrito o mediante pago, conforme a la cláusula 1.4.

A efectos exclusivos de la cláusula 4.6 relativa a la reducción sustancial de participantes, la base de referencia será el número de participantes estimado en la primera Proforma aceptada mediante pago por el Cliente, salvo aceptación expresa y escrita de la Empresa de una base distinta. Las sucesivas Proformas, actualizaciones, revisiones o ajustes posteriores no modificarán automáticamente dicha referencia inicial a estos efectos concretos.

1.3. Orden de prevalencia

En caso de discrepancia, prevalecerá el contenido del Anexo III, seguido del Anexo II, de la Proforma aceptada y, finalmente, de las presentes Condiciones Generales.

1.4. Integridad, modificaciones y aceptación contractual

Este contrato y sus anexos constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen cualquier comunicación previa. Toda modificación deberá constar por escrito o en soporte duradero y contar con la aceptación expresa del Cliente, que podrá realizarse mediante correo electrónico, firma electrónica o pago de la Proforma, conforme a los artículos 1254, 1258 y 1261 del Código Civil.

El pago total o parcial de cualquier Proforma, presupuesto o factura emitida por la Empresa implica aceptación expresa y vinculante de las presentes Condiciones Generales y sus Anexos, con plena validez jurídica incluso sin firma manuscrita.

1.5. Interpretación, buena fe y idioma

Las presentes Condiciones se interpretarán conforme a los artículos 1281 a 1289 del Código Civil y a los usos mercantiles aplicables. En caso de discrepancia o conflicto, las partes se obligan a cooperar de buena fe para mitigar los perjuicios conforme a los artículos 1258 y 1103 del Código Civil. A efectos interpretativos y probatorios, prevalecerá esta versión en español sobre cualquier traducción.

1.6. Autonomía de las partes

Meridional Events actúa con plena autonomía jurídica y económica, sin que exista relación de agencia, representación o subordinación laboral alguna con el Cliente. Cada parte asume sus propias obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social.

1.7. Naturaleza profesional (B2B)

La Empresa presta servicios únicamente a empresas y profesionales. No resulta aplicable la normativa de consumidores ni la regulación de viajes combinados.

2. Condiciones Económicas y de Pago

2.1. Moneda y carácter de precios

Todos los precios se expresan en euros (€) como moneda de referencia contractual, son netos y no comisionables.

2.2. Impuestos, IVA y facturación

Salvo indicación expresa en la Proforma, los precios no incluyen IVA ni otros tributos, que se repercutirán al Cliente conforme a la normativa fiscal vigente en el momento del devengo. Cualquier modificación fiscal posterior será trasladada al Cliente.

De conformidad con la Directiva 2006/112/CE del IVA y la legislación española aplicable, la Empresa únicamente podrá emitir factura con IVA cuando este se haya devengado, esto es, cuando tenga lugar el hecho imponible correspondiente o cuando se haya recibido efectivamente un pago anticipado, por el importe recibido.

El Cliente reconoce expresamente que la Empresa no está legalmente facultada para emitir una factura con IVA con anterioridad a dicho devengo o pago. Cualesquiera procedimientos internos de contabilidad, aprobación o pago del Cliente no podrán prevalecer sobre estas obligaciones legales imperativas.

2.3. Exención de IVA intracomunitario

Las empresas registradas en el sistema VIES/ROI recibirán facturas sin IVA, conforme al art. 25 de la Ley 37/1992 (Ley del IVA).

2.4. Pagos en moneda extranjera

El euro (€) será la única y exclusiva moneda de referencia contractual del presente acuerdo.

De forma excepcional y previa autorización expresa y por escrito de la Empresa, el Cliente podrá efectuar pagos en una divisa distinta del euro. Dicho pago tendrá carácter meramente alternativo de liquidación y no implicará modificación alguna de la moneda contractual del acuerdo.

En tal caso, el importe exigible se determinará tomando como base el importe adeudado en euros, convertido conforme al tipo de cambio de referencia publicado por el Banco Central Europeo en la fecha de emisión de la correspondiente proforma, incluyendo los ajustes razonables necesarios para reflejar comisiones bancarias, costes financieros y riesgo de tipo de cambio.

La Empresa no asumirá riesgo cambiario alguno. Cualquier diferencia derivada de fluctuaciones del tipo de cambio, momento del pago o costes asociados será por cuenta exclusiva del Cliente. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto, en su caso, en el anexo aplicable sobre pagos en divisas distintas del euro.

2.5. Cómputo de plazos

Salvo indicación contraria, los plazos se entenderán en días naturales. Cuando se indique “días laborables”, se contarán de lunes a viernes, excluyendo fines de semana y festivos locales en Málaga (España).

2.6. Forma de pago

Los pagos se realizarán por transferencia bancaria en la divisa indicada. Los pagos con tarjeta llevarán un recargo del 3 % + IVA. Todos los gastos bancarios son a cargo del Cliente.

2.7. Errores de pago y comisiones

Los pagos realizados en cuentas o divisas distintas de las indicadas no liberarán la obligación de pago. Cualquier comisión o diferencia de cambio asumida por la Empresa será repercutida junto con un cargo de gestión de 80 €.

2.8. Calendario estándar de pagos

Salvo pacto distinto (Anexo II):

1. 35 % al confirmar la reserva;
2. 35 % 90 días antes del evento;
3. 30 % 30 días antes del evento.

El último pago deberá realizarse en todo caso 30 días antes del inicio del evento, independientemente del grado de cierre operativo del proyecto o de la recepción de documentación final por parte del Cliente. La Proforma emitida a 40 días servirá como base de cálculo.

El impago en plazo facultará a la Empresa a suspender servicios o cancelar el evento conforme a las condiciones de mora y cancelación.

Los pagos efectuados por el Cliente se entienden realizados en relación con el proyecto, destino, fechas, alcance y volumen estimado reflejados en la Proforma correspondiente. Su abono no implicará, en ningún caso, derecho automático a trasladar total o parcialmente dichos importes a otro proyecto, destino, calendario, estructura o volumen distintos, salvo aceptación expresa y escrita de la Empresa.

2.9. Provisión operativa

El Cliente abonará una provisión del 5 % del presupuesto total. Si a 30 días del evento el proyecto no está cerrado, se aplicará una provisión adicional del 10 % sobre la última Proforma emitida. La provisión no es penalización, y cubre gastos variables o imprevistos derivados de la falta de cierre. La Empresa podrá disponer de hasta trescientos euros (300 €) con cargo a dicha provisión sin necesidad de autorización previa, debiendo justificar posteriormente su aplicación. Tras el evento, la Empresa liquidará y devolverá el remanente no utilizado.

La liquidación definitiva de la provisión operativa estará estrictamente condicionada a la recepción, verificación y conciliación de todas las facturas finales de proveedores, ajustes posteriores al evento y cualquier cargo adicional derivado del mismo.

La Empresa actuará con diligencia y sin demoras indebidas una vez recibida la documentación necesaria para efectuar dicha conciliación.

El Cliente reconoce expresamente que el momento de la liquidación depende directamente de los procesos de facturación, revisión y conciliación de los proveedores, los cuales se encuentran fuera del control de la Empresa.

Una vez finalizada la conciliación completa, la Empresa procederá a la liquidación definitiva y, en su caso, a la devolución del saldo no utilizado.

La provisión operativa tiene naturaleza distinta e independiente de los ajustes económicos, penalizaciones, retenciones o consecuencias contractuales previstas en la cláusula 4 de las presentes Condiciones Generales, por lo que su existencia, aplicación o liquidación no limitará ni excluirá el derecho de la Empresa a repercutir al Cliente cualesquiera importes que resulten exigibles conforme a dicha cláusula.

2.10. Mora e intereses

El impago en plazo devengará automáticamente el interés de demora en operaciones comerciales previsto en la Ley 3/2004 (tipo BCE + 8 puntos), sin requerimiento previo, además del reembolso de gastos de gestión o recuperación.

2.11. Proveedores con condiciones distintas

Los calendarios o depósitos exigidos por proveedores principales (hoteles, restaurantes, etc.) prevalecerán sobre este calendario si se recogen en los Anexos II o III.

2.12. Impago

El incumplimiento del calendario autoriza a la Empresa a suspender o cancelar la prestación sin obligación de indemnizar, aplicándose los gastos de cancelación previstos.

3. Ejecución del Servicio

3.1. Registro de participantes y gestión de datos

La información necesaria para la organización y ejecución del evento se recabará exclusivamente mediante el formulario oficial de registro habilitado por la Empresa. La Empresa no procesará datos remitidos por vías alternativas (correo electrónico, Excel u otros formatos), salvo aceptación expresa y con coste adicional.

Si, por causa imputable al Cliente o a sus participantes, fuera necesario incorporar o regularizar datos de forma manual, se aplicará un cargo de 60 € + IVA por participante, en concepto de gestión administrativa extraordinaria, que será facturado al Cliente.

La Empresa prestará los servicios sobre la base de la información recibida, sin obligación de verificación, y no será responsable de errores o incidencias derivados de datos incorrectos, incompletos o no actualizados. El tratamiento y, en su caso, la comunicación de datos a terceros necesarios para la operativa del evento se regirá por la Política de Privacidad vigente.

3.2. Horario operativo

Reservas y cambios se gestionan exclusivamente dentro del horario de oficina indicado.

3.3. Horarios y puntualidad

El Cliente deberá respetar los horarios establecidos. En traslados desde el aeropuerto, se incluye un margen de 30 minutos; el exceso se factura según la tarifa aplicable. En el resto de los servicios, cualquier tiempo adicional será considerado fuera del alcance contratado y facturado conforme a la proforma vigente. La Empresa no se responsabiliza de pérdidas o servicios no prestados por retrasos imputables al Cliente.

3.4. Reclamaciones

Toda incidencia deberá comunicarse de inmediato para su posible resolución. La falta de aviso oportuno excluye reclamaciones posteriores sobre cuestiones que pudieron resolverse in situ.

Pasado el evento, solo se atenderán reclamaciones documentadas con pruebas objetivas (fotos, vídeos u otros registros). Las percepciones subjetivas no serán admisibles a efectos económicos.

No se admitirán reclamaciones transcurridos 14 días naturales desde la fecha de factura.

3.5. Gestión presencial obligatoria

La gestión presencial durante el evento, desde la llegada del grupo hasta su salida, constituye un elemento esencial e inseparable del servicio contratado. Su exclusión unilateral por parte del Cliente será considerada incumplimiento grave del contrato, conforme a lo dispuesto en el Anexo I.

4. Reservas, Confirmaciones y Cancelaciones

4.1. Comunicaciones

Toda reserva, modificación o cancelación deberá realizarse por escrito (preferiblemente por correo electrónico). La Empresa confirmará por escrito dentro de su horario de oficina (lunes a viernes, 9:00–18:00).

4.2. Confirmación y disponibilidad

La disponibilidad y tarifas están sujetas a confirmación del proveedor. El abono del depósito no garantiza la disponibilidad ni congela precios hasta dicha confirmación. En caso de cambios o indisponibilidad, se propondrán alternativas o se reembolsará el importe, descontando los costes de gestión ya incurridos, equivalentes al 10 % del presupuesto afectado en concepto de análisis, interlocución técnica y negociación.

4.3. Revisión de datos

El Cliente deberá comprobar que los datos reflejados en la Proforma son correctos. Los errores no comunicados antes del pago o dentro de 14 días naturales desde la emisión se considerarán definitivos y aceptados.

4.4. Imágenes promocionales

Las fotografías o vídeos promocionales son meramente ilustrativos. Podrán existir variaciones operativas, manteniendo siempre un nivel de calidad igual o superior.

4.5. Reducciones de participantes

Toda reducción de participantes posterior a la confirmación podrá generar sobrecostes, pérdida de escalados, mínimos garantizados, cambios de tarifa o penalizaciones aplicadas por los proveedores. Todos esos importes serán repercutibles al Cliente.

Las reducciones sucesivas se computarán de forma acumulada respecto del número de participantes estimado en la primera Proforma aceptada mediante pago por el Cliente, salvo acuerdo escrito en contrario.

4.6. Reducción sustancial de participantes

Si la reducción acumulada supera el veinte por ciento (20%) respecto del número de participantes estimado en la primera Proforma aceptada mediante pago, la Empresa podrá aplicar, además de los importes repercutibles conforme a la cláusula 4.5, un ajuste económico adicional.

Dicho ajuste se calculará multiplicando:

1. el número de participantes perdidos que exceda del 20%;
2. el valor medio por participante de la primera Proforma aceptada mediante pago;
3. el doce coma cinco por ciento (12,5%).

Este ajuste no podrá superar el importe máximo aplicable en caso de cancelación total conforme a la cláusula 4.8.

4.7. Cambios sustanciales del programa confirmado

Una vez confirmado el programa y efectuado el primer pago, cualquier cambio sustancial podrá ser tratado por la Empresa como modificación extraordinaria o como cancelación del programa original y apertura de un nuevo proyecto.

Se considerarán cambios sustanciales, entre otros, el cambio de destino principal, el cambio de fechas cuando suponga una variación superior a treinta (30) días respecto de las fechas inicialmente cotizadas o confirmadas, la sustitución del hotel o sede principal cuando obligue a rehacer el programa, o el replanteamiento material del contenido o estructura del evento.

Los importes ya abonados no se trasladarán automáticamente al nuevo programa, salvo aceptación escrita de la Empresa.

4.8. Cancelación total del programa confirmado

Si, una vez confirmado el programa y efectuado el primer pago, el Cliente decide no continuar con el proyecto o lo sustituye por otro incompatible con su ejecución en los términos inicialmente aceptados, la Empresa podrá tratarlo como cancelación total.

Los importes abonados podrán ser retenidos por la Empresa para compensar el trabajo profesional ya realizado, los costes internos de gestión, los compromisos asumidos con proveedores, los pagos o depósitos ya efectuados, las penalizaciones aplicables y la pérdida de oportunidad comercial.

Si los importes abonados resultaran insuficientes para compensar los daños, costes y pérdidas sufridos por la Empresa, esta podrá reclamar adicionalmente las cantidades que correspondan conforme al daño acreditado y, en todo caso, una cantidad no inferior al veinte por ciento (20%) del importe total del último documento económico emitido o expresamente validado por la Empresa y aceptado por el Cliente, sin perjuicio de los importes adicionales que resulten exigibles por condiciones de proveedor incorporadas al contrato.

4.9. No show

La no presentación total o parcial conlleva el 100 % de gastos de cancelación.

4.10. Seguro recomendado

Se recomienda al Cliente contratar, en su país, un seguro de cancelación o viaje que cubra los gastos derivados de contingencias. La Empresa no interviene ni asume responsabilidad en su gestión o cobertura.

5. Responsabilidad, Exclusiones y Fuerza Mayor

5.1. Ámbito de Responsabilidad

La Empresa actuará como organizadora, coordinadora e intermediaria contractual del proyecto, pudiendo organizar, coordinar y ejecutar los servicios directamente o mediante proveedores especializados, sin que ello altere su posición contractual frente al Cliente.

La Empresa no será responsable por incumplimientos, quiebras, insolvencias, indisponibilidades o actuaciones de terceros proveedores, salvo dolo o culpa grave propios.

Quedan excluidos los daños indirectos, el lucro cesante, los perjuicios consecuenciales, las pérdidas comerciales, reputacionales, de oportunidad o de expectativa de beneficio, así como cualesquiera daños derivados de hechos ajenos al control razonable de la Empresa o cuya cuantificación exceda de los límites contractuales expresamente asumidos por ésta.

La responsabilidad total acumulada de la Empresa no superará, en ningún caso, el importe efectivamente abonado por el Cliente, salvo en supuestos de dolo, culpa grave o daños personales directos imputables a la Empresa.

5.2. Participación y riesgos

La participación en las actividades implica aceptación voluntaria de los riesgos inherentes, eximiendo a la Empresa salvo dolo o culpa grave. El Cliente será responsable de los daños materiales o personales causados por él o sus participantes y de contratar los seguros necesarios.

5.3. Actividades externas

La Empresa no coordina ni supervisa actividades no incluidas en la Proforma ni gestionadas a través de ella. Las actividades contratadas directamente por el Cliente o sus participantes quedan fuera del alcance del servicio y de toda responsabilidad de la Empresa.

5.4. Cambios de programa durante el evento

Los cambios de programa solicitados durante el evento estarán sujetos a disponibilidad. No se garantiza su ejecución inmediata ni su viabilidad.

El Cliente deberá respetar los horarios del personal asignado. Los cambios unilaterales o las solicitudes adicionales podrán generar costes adicionales.

La Empresa podrá rechazar cambios que afecten o comprometan la seguridad, la operativa o la correcta coordinación general del evento.

No se dará reembolso por servicios no disfrutados por causa ajena a la Empresa.

5.5. Limitaciones operativas

La Empresa no será responsable por:
a) retrasos, pérdidas o perjuicios derivados de cambios unilaterales en horarios por parte del Cliente o sus participantes;
b) la inasistencia de participantes a traslados o actividades. Quien no se presente asumirá sus propios medios sin derecho a reembolso, compensación ni asistencia;
c) incidencias médicas o gestiones personales no previstas, incluidas visitas médicas, recetas, gafas o necesidades individuales, que quedan fuera del alcance del servicio salvo contratación expresa.

5.6. Fuerza mayor y alteración de circunstancias

En caso de sucesos imprevisibles o inevitables, tales como guerras, terrorismo, pandemias, desastres naturales, huelgas, restricciones administrativas, cierres de espacios, interrupciones del transporte u otras circunstancias ajenas al control razonable de la Empresa, ambas partes quedarán exoneradas de responsabilidad, debiendo liquidarse únicamente los costes devengados, comprometidos o no recuperables.

Si concurrieran incrementos sustanciales e imprevisibles de costes por causas ajenas al control razonable de la Empresa, ésta podrá revisar precios o cancelar servicios no ejecutados sin penalización propia.

5.7. Cumplimiento normativo y licencias

La Empresa actuará conforme a la normativa vigente. Las licencias y tasas no están incluidas salvo indicación expresa. El pago de tasas no garantiza la obtención de permisos. La Empresa no será responsable por su denegación ni por los importes abonados.

5.8. Subcontratación

La Empresa podrá organizar, coordinar y ejecutar total o parcialmente los servicios mediante proveedores o terceros especializados, sin que ello implique cesión de la relación contractual con el Cliente, manteniendo en todo caso la responsabilidad de coordinación del proyecto en los términos del presente contrato.

5.9. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a la Empresa frente a reclamaciones de terceros, sanciones, daños, costes o pérdidas derivados de actos, omisiones, incumplimientos o instrucciones del propio Cliente, de su personal, de sus invitados o de sus participantes.

5.10. Menús adaptados

Los menús adaptados podrán generar sobrecostes si requieren personal o preparación específica. El Cliente asumirá dicho coste si es notificado por el proveedor.

5.11. Objetos perdidos

La Empresa no se responsabiliza de objetos perdidos u olvidados. La gestión conllevará una tarifa fija de 30 € + IVA por objeto. Si es necesario desplazamiento, se aplicará una tarifa adicional de 180 € (trayectos de hasta 30 minutos) o 300 € (hasta 90 minutos) + IVA, más los gastos asociados. Todo coste será asumido por el Cliente.

6. Disposiciones Finales

6.1. Propiedad intelectual

Los materiales, diseños, imágenes, textos o logotipos generados por la Empresa son de su exclusiva propiedad o de sus legítimos titulares. Queda prohibida su reproducción o uso sin autorización escrita.

6.2. Materiales del Cliente

El Cliente garantiza la titularidad de los derechos sobre el material que aporte y mantendrá indemne a la Empresa frente a reclamaciones de terceros.

6.3. Protección de datos personales

Cada parte será Responsable del tratamiento respecto de los datos que gestione para sus propias finalidades. Meridional Events actuará como Encargado del tratamiento únicamente respecto de los datos necesarios para la ejecución del servicio, conforme al art. 28 RGPD, aplicando medidas de seguridad y confidencialidad, y eliminándolos al finalizar la prestación.

Meridional Events tratará los datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
El tratamiento se realizará según lo previsto en la Política de Privacidad disponible en el sitio web de la Empresa, que forma parte integrante del presente contrato a efectos informativos.

6.4. Imágenes y grabaciones

La Empresa podrá tomar imágenes y vídeos durante el evento en base a su interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Su tratamiento se regirá por la Política de Privacidad vigente. El Cliente informará a los participantes.

6.5. No renuncia

La tolerancia de la Empresa frente a cualquier incumplimiento del Cliente no constituirá renuncia a sus derechos ni impedirá exigir posteriormente el cumplimiento estricto del contrato.

6.6. Modificación de las Condiciones

La Empresa se reserva el derecho a modificar en cualquier momento las presentes Condiciones por razones legales, regulatorias, operativas o de mejora del servicio.

Las modificaciones serán publicadas en los canales habituales de la Empresa, indicando la fecha de entrada en vigor de la nueva versión.

Las nuevas Condiciones no tendrán efecto retroactivo y no afectarán a proyectos ya confirmados, los cuales se regirán por la versión vigente en el momento de su formalización, salvo acuerdo expreso en contrario entre las partes.

6.7. Modificación, interpretación y nulidad parcial

La Empresa podrá modificar estas condiciones por motivos legales u operativos, notificándolo con 15 días naturales de antelación. Las reservas confirmadas no se verán afectadas salvo aceptación expresa del Cliente. La nulidad de una cláusula no afectará a la validez del resto.

6.8. Resolución de disputas

Las partes intentarán resolver amistosamente cualquier controversia. En caso contrario, se someterán a mediación o arbitraje en la Corte de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Málaga. De no prosperar, serán competentes los Juzgados y Tribunales de Málaga (España), con renuncia a cualquier otro fuero.

6.9. Notificaciones

Todas las comunicaciones entre las partes se considerarán válidas si se realizan por correo electrónico a las direcciones indicadas en la Proforma o, si esta aún no hubiera sido emitida, en el último presupuesto aceptado por escrito. Se considerarán recibidas el siguiente día laborable a su envío si no consta error de entrega.

Durante la ejecución del proyecto, las partes podrán utilizar sistemas de mensajería instantánea u otros canales informales de comunicación (como WhatsApp o similares) para la gestión operativa y coordinación en tiempo real, especialmente en situaciones de urgencia.

Dichas comunicaciones tendrán carácter meramente operativo y no constituirán, por sí mismas, modificaciones contractuales ni generarán obligaciones adicionales para la Empresa, salvo que sean posteriormente confirmadas de forma expresa a través de los canales formales establecidos.

En caso de discrepancia, prevalecerán siempre los términos recogidos en la documentación contractual aplicable al proyecto.

Documentos complementarios integrados

En caso de contradicción, los Anexos prevalecerán sobre las presentes condiciones en el orden indicado.

• Anexo I – Alcance Técnico y Operativo del Servicio (obligatorio).
• Anexo II – Calendario de pagos y cancelaciones (si aplica).
• Anexo III – Condiciones particulares del proveedor principal (si aplica).
• Anexo IV – Pagos en moneda distinta al euro (si aplica).

0. Resumen del alcance del servicio

La gestión presencial y coordinación operativa de Meridional Events comprende la planificación, supervisión y control general de los servicios incluidos en el proyecto, desde la llegada del grupo hasta su salida. Su finalidad es asegurar que proveedores, horarios, espacios, traslados, actividades, comidas, reuniones y demás elementos contratados funcionen como un único programa coordinado. La intensidad y alcance concreto de este servicio se adaptarán a la complejidad, duración, número de participantes, localizaciones y servicios incluidos en cada proyecto.

Este servicio es esencial e inseparable del proyecto cuando Meridional Events actúa como organizador o coordinador general. Incluye coordinación previa, supervisión in situ, seguimiento del programa, gestión de incidencias relacionadas con los servicios contratados y comunicación operativa con el Cliente durante el evento.

No sustituye funciones profesionales específicas ni servicios no contratados, tales como guías oficiales, técnicos audiovisuales, personal de seguridad, personal sanitario, montadores, tareas manuales, producción técnica, creativa o audiovisual, ni la atención de peticiones individuales ajenas al programa oficial contratado.

El presente Anexo desarrolla el alcance operativo, límites, exclusiones y condiciones aplicables a este servicio, sin perjuicio de lo establecido en las Condiciones Generales y en la Proforma, presupuesto o documento contractual aceptado por el Cliente.

1. Naturaleza jurídica, integración y alcance

1.1. Integración contractual

Este Anexo forma parte integrante e inseparable de los Términos y Condiciones Generales de Meridional Events S.L. (en adelante, “la Empresa”) y vincula jurídicamente al Cliente desde su aceptación.

1.2. Carácter esencial

El servicio de gestión presencial (in situ) es obligatorio e inseparable del proyecto. Incluye la planificación, ejecución y cierre operativo del evento, y no puede ser renunciado ni sustituido unilateralmente. Su exclusión constituye incumplimiento grave conforme a lo indicado en el contrato principal.

1.3. Prevalencia normativa

En caso de contradicción con propuestas, presupuestos o cualquier otro documento contractual, prevalecerá el contenido de este Anexo, salvo pacto escrito en contrario.

1.4. Adaptación operativa

Las funciones descritas reflejan el nivel profesional asumido por la Empresa en cada proyecto. La Empresa adaptará su intervención según la complejidad del evento y el acuerdo específico con el Cliente. No todos los eventos requerirán la totalidad de tareas enumeradas, ni estas limitan el alcance del servicio.

1.5. Modificaciones

Este Anexo no podrá ser modificado, reducido ni suprimido de forma unilateral. Todo ajuste requerirá acuerdo escrito entre las partes.

1.6. Ejecución directa o coordinada

La Empresa podrá ejecutar, coordinar o supervisar los servicios a través de proveedores especializados, sin que ello implique cesión contractual, salvo que el Cliente haya pactado expresamente lo contrario.

2. Planificación previa al evento

2.1. Coordinación y preparación

• Recepción de instrucciones y análisis operativo.
• Diseño de itinerarios y cronogramas.
• Coordinación preliminar con proveedores.
• Elaboración de documentación operativa (programa, cronograma, listados y contactos).
• Reuniones con el Cliente y briefings (reuniones informativas y de instrucciones) con proveedores clave.

2.2. Dedicación y límites

• La dedicación será proporcional a la complejidad del evento.
• Reuniones o planificación adicionales se presupuestarán aparte.
• Los cambios sustanciales de fechas, sedes, participantes o programa se regirán asimismo por lo dispuesto en las cláusulas 4.6, 4.7 y 4.8 de las Condiciones Generales, sin perjuicio de la correspondiente revisión económica, operativa y de plazos que resulte necesaria.
• Las visitas de inspección no están incluidas; se facturan aparte y deben abonarse por adelantado.
• Los materiales fabricados o impresos deben confirmarse con 30 días de antelación. No se consideran hábiles los períodos de agosto, 22 diciembre–6 enero y Semana Santa. Los pedidos fuera de plazo no garantizan entrega puntual ni reembolso.

2.3. Fechas de cierre (congelación de contenidos)

• 40 días antes del evento: cierre operativo y emisión de la proforma final del saldo pendiente.
• 30 días antes del evento: vencimiento del pago del saldo, conforme al calendario general. Cierre de listas nominativas o datos requeridos para reservas o accesos. Las solicitudes posteriores se considerarán servicios adicionales sujetos a disponibilidad y presupuesto.

3. Gestión presencial durante el evento

3.1. Funciones principales (por fases)

A. Llegada y preparación

• Revisión de materiales de bienvenida, señalética y obsequios.
• Coordinación con hoteles y proveedores para confirmar servicios, menús y horarios.
• Supervisión de montajes, mostradores y zonas de registro.
• Control de entregas, de acreditaciones y kits de bienvenida.
• Coordinación de traslados desde aeropuerto o estación.

B. Desarrollo del evento

• Presencia constante del equipo de coordinación en el lugar del evento.
• Supervisión de accesos, montajes, transporte, catering y cumplimiento del programa.
• Resolución inmediata de incidencias y gestión de imprevistos.
• Coordinación con proveedores, espacios y personal del Cliente.
• Supervisión de actividades, reuniones, comidas, talleres y entretenimiento.
• Coordinación de fotógrafos, videógrafos y elementos de marca.
• Verificación de protocolos de salud y seguridad.
• Gestión de contingencias.
• Comunicación continua con el Cliente.

C. Cierre y salida

• Coordinación de desmontaje, recogida y embalaje de materiales.
• Supervisión de limpieza y reposición de espacios.
• Coordinación de traslados de salida.
• Reunión de cierre con el Cliente para revisión y mejora.

3.2. Exclusiones

No incluye funciones de guía oficial, técnico audiovisual, sanitario, seguridad ni personal con certificación profesional específica. Tampoco tareas manuales, reparto de materiales (tickets, regalos, pulseras u otros), montajes, desmontajes, decoración, o producción técnica, creativa o audiovisual, más allá de la coordinación operativa.

3.3. Ratios y refuerzos

La Empresa asignará personal conforme a buenas prácticas. Eventos con múltiples espacios, subgrupos o alta afluencia podrán requerir personal adicional sujeto a presupuesto y aprobación.

4. Coordinación, comunicación y modificaciones operativas

4.1. Canales de comunicación

Cada parte designará un punto único de contacto (teléfono, mensajería profesional o correo electrónico).

4.2. Tiempos de respuesta

La Empresa responderá en el menor plazo posible. El tiempo de respuesta dependerá de la complejidad de la consulta y de terceros implicados, sin constituir incumplimiento.

4.3. Procedimiento de cambios

Todo cambio que implique costes o recursos adicionales requerirá aprobación previa del Cliente por correo electrónico o mensaje con confirmación. En casos urgentes, la Empresa podrá actuar hasta 300 € con cargo a la provisión, justificándolo posteriormente.

4.4. Liquidación de servicios adicionales

Los servicios adicionales o ampliaciones se imputarán contra la provisión y se documentarán en el informe de cierre, devolviendo el remanente no utilizado.

5. Límites y exclusiones

5.1. Alcance de los servicios

Los servicios prestados por la Empresa no incluyen costes de terceros (espacios, restauración, transporte, tasas u otros) salvo que figuren expresamente en la Proforma y estén previamente abonados por el Cliente.

5.2. Exclusiones específicas

Quedan expresamente excluidas las funciones recogidas en la cláusula 3.3 de este Anexo I, relativas a actividades no cubiertas por la gestión presencial.

5.3. Intervención directa del Cliente

La intervención directa del Cliente con proveedores, así como la modificación unilateral de instrucciones operativas, podrá implicar sobrecostes, interferencias en la coordinación general o incluso la suspensión del servicio, sin derecho a reembolso.

5.4. Peticiones individuales no contratadas

La Empresa no gestionará solicitudes particulares o ajenas al programa oficial (por ejemplo, taxis, cenas, reservas personales o actividades no incluidas). Tales peticiones deberán ser atendidas directamente por los participantes o por el propio Cliente. La gestión in situ cubre exclusivamente la operativa del programa contratado y la resolución de incidencias relacionadas con él. La atención a solicitudes individuales o fuera del alcance se considerará servicio adicional y estará sujeta a disponibilidad y presupuesto.

5.5. Incremento de personal y recursos operativos

La dotación de personal asignada se calcula en función del alcance confirmado del proyecto. Si, tras la aceptación de la Proforma, se amplía el número de servicios, localizaciones, grupos, actividades o elementos a coordinar, la Empresa podrá incorporar personal adicional o medios técnicos necesarios para garantizar la correcta ejecución. Dichos refuerzos se considerarán ajustes operativos obligatorios y su coste será asumido por el Cliente, previa comunicación y justificación razonada. La reducción de personal por decisión del Cliente sólo será posible si no afecta al desarrollo seguro y ordenado del evento.