10 consejos para organizar un evento de empresa accesible

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08/10/2019

Se estima que unos mil millones de personas, esto es, el 15% de la población mundial, experimenta alguna forma de discapacidad, ya sea física, sensorial o mental. Por eso es crucial no descuidar la accesibilidad a la hora de organizar un evento.

Un evento donde todos experimenten y disfruten de las mismas actividades es la clave del éxito. A nadie le gusta ser tratado de manera diferente

Organizar un evento inclusivo y accesible, donde todos experimenten y disfruten de las mismas actividades, es la clave para el éxito del evento. A nadie le gusta ser tratado de manera diferente ni ser etiquetado por su discapacidad, sino ser descrito por lo que es. Si podemos conseguir esto, el éxito está garantizado.

 

6 consejos para un evento corporativo accesible

(1) Al organizar un evento, y especialmente si alguno de los asistentes tiene algún tipo de discapacidad, hay cosas básicas que deben hacerse para asegurarse de que el evento sea totalmente accesible. Por ejemplo, lo primero que debemos tener en cuenta son las barreras físicas, ya que pueden representar un problema real. ¿La sala de eventos es totalmente accesible? ¿Hay ascensor disponible? ¿Cómo superarán mis clientes estos obstáculos? No solo para los usuarios de sillas de ruedas, sino también para personas con discapacidades no visibles.

(2) Los baños y zonas comunes también serán adecuados para sillas de ruedas. Como mencionamos anteriormente, todos deberían poder experimentar las mismas experiencias. Si se organizan diferentes actividades, se debe asignar tiempo extra para poder moverse de una a otra, para que todos puedan llegar a su destino a tiempo.

(3) Si hay zonas o mesas de trabajo programadas, asigne algunos espacios para sillas de ruedas al mismo nivel que cualquiera que esté sentado en una silla.

(4) Tenga en cuenta todas las demás discapacidades presentes en el evento. Considere que no a todos les gusta hablar sobre sus discapacidades, así que esté preparado para todo tipo de escenarios. El hecho de que no lo mencionen no significa que no experimenten ningún tipo de discapacidad. Las dificultades auditivas, deficiencias visuales o de aprendizaje no son visibles y a menudo se suelen pasan por alto.

(5) Para los discapacitados visuales, considere una fuente más grande en las presentaciones, evite el papel brillante (glossy), tenga copias impresas de la presentación siempre que sea posible y considere tener letreros en braille si alguno de los asistentes es ciego. Las luces deben estar encendidas siempre que sea posible y todo tipo de peligros, como cables sueltos, pasillos oscuros o esquinas, deberán ser señalizados. Las alfombras sueltas y los escalones mal indicados también se convierten en un peligro. Los asientos de la primera fila deberán asignarse a esos invitados, para que puedan ver con la mayor claridad posible.

(6) Para personas con problemas de audición, los subtítulos y los intérpretes de lenguaje de signos son imprescindibles. Debemos asegurarnos de que los oradores usen un micrófono, así como los asistentes durante la sesión de preguntas y respuestas. Además, debemos abstenernos de cualquier tipo de música de fondo que pueda interferir en el desarrollo del evento. Otra herramienta a tener en cuenta son los dispositivos de escucha asistida, que pueden ayudar a nuestros invitados a disfrutar de una experiencia completa.

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4 puntos a considerar al organizar un evento inclusivo

(1) Sala de lactancia. Se debe tener una habitación limpia, tranquila y dedicada. Amamantar a un bebé o extraer leche no debe hacerse en un cubículo del baño, sino en una habitación separada, donde las madres y los bebés se sientan cómodos y relajados.

(2) Si queremos que nuestro evento sea lo más inclusivo posible, debemos tener en cuenta los diferentes requisitos dietéticos de los invitados. Ya sea por motivos religiosos o de alergias, todos los asistentes tienen el mismo derecho de disfrutar de una buena comida. El personal debe estar al tanto de todos los escenarios posibles para evitar la contaminación cruzada, algo que podría estropear nuestro evento. Además, recuerde que las salas de almuerzo o cena también deben ser accesibles. No se olvide de los usuarios de sillas de ruedas al organizar un buffet.

(3) Formar al personal adecuadamente. Deben ser plenamente conscientes de todas las necesidades especiales presentes en el evento, para que sea lo más accesible posible. Deben saber cómo comunicarse con un asistente de habla limitada, un usuario de silla de ruedas o cómo reaccionar en caso de emergencia. Su papel es crucial para el éxito del evento.

(4) Cuando envíe la invitación, considere incluir una sección donde el asistente pueda indicar sus necesidades. Le ayudará a comprender lo que debe tenerse en cuenta en cada evento para garantizar la accesibilidad.

 

Si está planeando o está considerando organizar un evento en España, Meridional Events está aquí para ayudarle. Estaremos encantados de planificar todos los detalles para asegurarnos de que su evento sea totalmente accesible y que todos disfruten de la misma experiencia.

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