Política de privacidad

de conformidad con el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD)

Última modificación: 25 de julio de 2026

Índice

1. Introducción 2. Marco normativo 3. Responsable del tratamiento 4. Definiciones 5. Datos personales que recogemos 6. Base jurídica del tratamiento 7. Uso y comunicación de los datos 8. Papel de la empresa cliente 9. Fotografía y material audiovisual 10. Transferencias internacionales de datos 11. Sus derechos 12. Plazos de conservación 13. Seguridad de los datos y notificación de brechas 14. Protección de menores 15. Cookies y servicios de terceros 16. Comunicaciones por email 17. Actualizaciones de esta política 18. Contacto y autoridad de control
 

1. Introducción

Meridional Events S.L. (“nosotros”, “nuestro”) se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de sus clientes, participantes en eventos y usuarios del sitio web.Esta Política de Privacidad explica cómo recogemos, usamos, divulgamos y protegemos los datos personales cuando usted:
  • visita nuestro sitio web www.meridionalevents.com (el “Sitio”), o
  • participa en cualquier evento organizado o coordinado por nosotros, ya sea directamente o por cuenta de su empresa o empleador.
 
 

3. Responsable del tratamiento

  • Meridional Events S.L.
  • NIF: B75679035
  • Domicilio: Calle Pelayo, Málaga, España
  • Email: privacy@meridionalevents.com
  • Sitio web: www.meridionalevents.com

4. Definiciones

  • Datos personales: Cualquier información sobre una persona física identificada o identificable.
  • Categorías especiales de datos: Datos que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos o biométricos dirigidos a identificar a una persona física, datos de salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual.
  • Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales (recogida, conservación, uso, comunicación, supresión, etc.).
  • Interesado: La persona cuyos datos son objeto de tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: La entidad que determina los fines y medios del tratamiento.
  • Encargado del tratamiento: La entidad que trata datos personales por cuenta del Responsable.

5. Datos personales que recogemos

Podemos recoger y tratar:
  • Identificación y datos necesarios para hospedajes y accesos nominativos: Nombre, apellidos, sexo, nacionalidad, fecha de nacimiento, tipo y número de documento identificativo (DNI, NIE, TIE o pasaporte, según proceda), así como otros datos exigidos por la normativa aplicable o necesarios para la gestión de reservas, check-in, registro documental, accesos o servicios asociados.
  • Contacto: Email, teléfono, dirección.
  • Datos profesionales: Empresa, cargo, datos de contacto profesionales.
  • Logística del evento: Datos de viaje, alojamiento, listados de habitaciones, horarios, actividades, traslados y demás información operativa necesaria para la organización y ejecución del evento.
  • Facturación y pago: Datos de facturación, NIF/IVA, información bancaria/de pago.
  • Datos de salud (opcionales): Alergias, intolerancias, patologías crónicas, necesidades de movilidad o datos de seguro — facilitados directamente por usted o por su empleador para fines de logística y seguridad.
  • Contacto de emergencia: Nombre y teléfono de la persona designada.
  • Medios: Fotografías y vídeos tomados durante los eventos.
  • Comunicaciones: Emails, mensajes, archivos adjuntos y datos operativos contenidos en ellos, incluidos datos sobre la empresa, el evento, las fechas, el destino, los participantes, los servicios solicitados y las tareas pendientes.
  • Datos técnicos: IP, detalles del navegador, información del dispositivo y comportamiento de navegación (véase sección 15).
Fuentes de los datos: (i) directamente de usted mediante formularios electrónicos (incluidos formularios de inscripción a eventos) o comunicaciones, y/o (ii) de su empleador o empresa cliente con la finalidad de organizar y ejecutar el evento. Cuando se indique que un dato es obligatorio, será necesario para tramitar la solicitud, formalizar o ejecutar el contrato o gestionar las correspondientes reservas, accesos o servicios. Si no se facilita, es posible que no podamos tramitar la solicitud o prestar el servicio correspondiente.
  

7. Uso y comunicación de los datos

Sus datos podrán tratarse para:
  • coordinación y logística del evento,
  • salud y seguridad,
  • comunicación y administración,
  • cumplimiento legal (fiscal, seguros y seguridad),
  • informes internos y control de calidad,
  • marketing (solo con su consentimiento previo).
Los datos podrán comunicarse, estrictamente bajo el criterio de necesidad, a:
  • hoteles, restaurantes, sedes/recintos, proveedores de transporte, museos, monumentos y otros terceros necesarios para el evento,
  • aseguradoras o servicios de emergencia cuando sea necesario,
  • autoridades fiscales u otras autoridades públicas cuando la ley lo exija.
  • proveedores tecnológicos de correo, almacenamiento, automatización e inteligencia artificial, cuando resulte necesario para la prestación de sus servicios.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de lo dispuesto específicamente para las Categorías Especiales de Datos en el apartado 7.1, que se regirán siempre por su régimen reforzado de confidencialidad y limitación de cesión.Toda comunicación se limita a los datos mínimos necesarios para la finalidad prevista y está sujeta a obligaciones de confidencialidad y seguridad. No vendemos datos personales. 

7.1 Tratamiento de datos de salud y situaciones de emergencia

Los datos de salud que el participante decida proporcionar voluntariamente en el formulario de inscripción (como alergias, intolerancias, necesidades de accesibilidad u otra información médica relevante) serán tratados exclusivamente con la finalidad de garantizar su bienestar y seguridad durante el desarrollo del evento.Con el consentimiento explícito del participante, determinados datos de salud estrictamente necesarios (incluyendo, entre otros, alergias alimentarias, necesidades médicas durante el viaje, requisitos de accesibilidad, necesidades de conservación o transporte de medicación, equipos médicos u otras condiciones médicas relevantes para la correcta organización y seguridad del evento) podrán comunicarse a terceros directamente implicados en la organización del evento, tales como empresas de catering, hoteles, compañías aéreas, proveedores logísticos u otros organizadores del evento, exclusivamente para garantizar una correcta planificación, seguridad y atención del participante.Dicha comunicación se limitará en todo caso a los datos mínimos imprescindibles, no tendrá carácter general ni sistemático, y estará sujeta a obligaciones de confidencialidad y seguridad. En ningún caso estos datos se utilizarán para fines distintos de los expresamente consentidos.Estos datos serán gestionados de forma confidencial por Meridional Events S.L. y no serán comunicados a terceros, incluidos el empleador del participante o representantes de su empresa, salvo en los siguientes casos:
  • Que se produzca una situación de emergencia médica u otra circunstancia que suponga un riesgo real para la integridad física o salud del participante.
  • Que dicha comunicación resulte imprescindible para facilitar atención sanitaria urgente, activar protocolos de emergencia o informar a un responsable de la empresa del participante en su nombre.
En estos supuestos, la base legal del tratamiento será el interés vital del interesado conforme a los artículos 6.1.d y 9.2.c del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).No se realizará ninguna cesión preventiva o sistemática de estos datos a terceros fuera de los supuestos descritos en este apartado, ni sin el consentimiento explícito del participante o una situación de urgencia médica. 

7.2 Uso de automatización e inteligencia artificial

Meridional Events S.L. puede utilizar servicios de OpenAI —ChatGPT y su API—, Google —Gemini—, Anthropic —Claude— y otros proveedores tecnológicos para clasificar, resumir o traducir comunicaciones, extraer información operativa, detectar tareas pendientes y preparar borradores.

Estas herramientas pueden procesar datos incluidos en emails, mensajes, documentos y solicitudes de eventos. Aplicamos medidas de minimización y, cuando la modalidad utilizada lo permite, las opciones disponibles para limitar la conservación y el uso de la información para entrenar modelos.

Evitamos introducir datos de salud, documentos de identidad o datos bancarios completos, salvo que resulte estrictamente necesario y se utilice un entorno autorizado con garantías adecuadas.

No adoptamos decisiones con efectos jurídicos o similares basadas exclusivamente en estos sistemas. Las decisiones relevantes están sometidas a revisión humana. 

8. Papel de la empresa cliente

Según las circunstancias, Meridional Events S.L. puede actuar como:
  • Responsable del tratamiento, cuando recogemos datos directamente de los participantes; o
  • Encargado del tratamiento, cuando recibimos datos de la empresa cliente únicamente para la ejecución del evento.
Cuando actuamos como Encargado, el acuerdo de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD) forma parte del contrato con el cliente por remisión, y la empresa cliente (Responsable) es quien debe garantizar que dispone de base jurídica —especialmente al compartir Categorías Especiales de Datos— con nosotros.En el contexto de formularios de inscripción gestionados mediante plataformas de terceros, Meridional Events S.L. adopta medidas para garantizar que el acceso a datos de salud esté restringido a personal autorizado y separado de los flujos ordinarios de información logística.Cuando actuemos como Encargado del tratamiento, podremos utilizar los proveedores tecnológicos indicados en los apartados 7.2 y 10 como subencargados, conforme al contrato con la empresa cliente y al artículo 28 del RGPD.

9. Fotografía y material audiovisual

Durante determinados eventos podrán tomarse fotografías y vídeos para documentación, informes internos y, cuando proceda, uso promocional, conforme a la base jurídica aplicable y de forma proporcionada.Base jurídica: interés legítimo, consentimiento u otra base jurídica aplicable según el contexto de captación y uso de las imágenes. En todo caso, las imágenes se utilizarán de forma proporcionada y nunca en un contexto que pueda perjudicar los derechos de los participantes.Si aparece en una imagen o vídeo y desea solicitar su eliminación, escriba a: privacy@meridionalevents.com. Tramitaremos su solicitud con prontitud conforme al artículo 17 RGPD.Cuando no sea razonablemente posible obtener consentimiento previo, las imágenes se captarán como escenas generales en las que las personas no sean el elemento principal, de acuerdo con el criterio de la AEPD sobre interés legítimo.
 

10. Transferencias internacionales de datos

Si los datos se transfieren o almacenan fuera del EEE, garantizamos las salvaguardas adecuadas mediante:
  • una decisión de adecuación de la Comisión Europea, o
  • Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) u otras garantías reconocidas.

Estas transferencias pueden afectar, entre otros, a servicios de Google, Microsoft, OpenAI o Anthropic. En cada caso aplicaremos una decisión de adecuación, Cláusulas Contractuales Tipo u otra garantía válida conforme al RGPD, según el proveedor y el servicio utilizado. Puede solicitar información adicional sobre estas transferencias y las garantías aplicadas escribiendonos al email indicado en el apartado 3.

 

11. Sus derechos

Puede ejercer los siguientes derechos: acceso, rectificación, supresión (“derecho al olvido”), limitación u oposición al tratamiento, portabilidad y retirada del consentimiento (sin efectos retroactivos sobre el tratamiento previamente lícito).Envíe su solicitud a privacy@meridionalevents.com . Cuando existan dudas razonables sobre su identidad, podremos solicitar información adicional necesaria para verificarla.. Responderemos en el plazo de un mes, prorrogable hasta dos meses cuando sea necesario (art. 12.3 RGPD).Si considera vulnerados sus derechos, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) – www.aepd.es
 

12. Plazos de conservación

Los plazos se definen conforme a los principios de necesidad y proporcionalidad (art. 5.1.e RGPD).
  • Datos del evento y análisis interno: durante el tiempo necesario para la evaluación, control de calidad, seguimiento operativo y mejora de los servicios y, como criterio general, hasta 24 meses tras la finalización del evento, salvo que deban conservarse por más tiempo por obligación legal o para la defensa frente a reclamaciones. Cuando sea posible, dichos datos se conservarán de forma agregada, anonimizada o pseudonimizada.
  • Datos identificativos y de contacto de participantes: hasta 4–6 años tras el último evento o interacción, salvo que resulte necesario conservarlos durante un plazo superior para el cumplimiento de obligaciones legales o la defensa de posibles reclamaciones.
  • Datos médicos y de seguros: hasta 90 días tras la finalización del evento, conforme a la información facilitada en el formulario de inscripción, y posteriormente supresión segura o anonimización, salvo obligación legal.
  • Datos de facturación, contables y fiscales: durante los plazos establecidos por la normativa fiscal, contable y mercantil aplicable y, con carácter general, durante seis años, sin perjuicio de los plazos especiales superiores que puedan resultar aplicables.
  • Comunicaciones (emails y mensajes): hasta 24 meses desde la última interacción, salvo conservación superior cuando sea necesario para la defensa jurídica.
  • Registros técnicos y logs: hasta 12 meses, salvo investigación de incidentes de seguridad.
  • Archivos multimedia: durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron captados y, en su caso, mientras sigan siendo adecuados y pertinentes para dicha finalidad, sin perjuicio del derecho del interesado a solicitar su retirada cuando proceda.
  • Datos procesados mediante servicios de automatización e inteligencia artificial: durante el tiempo necesario para prestar el servicio y conforme a los periodos técnicos y contractuales aplicables al proveedor utilizado.

13. Seguridad de los datos y notificación de brechas

Aplicamos medidas técnicas y organizativas, incluyendo cifrado del almacenamiento, servidores seguros, control de accesos por roles, monitorización continua y formación del personal. En caso de brecha de seguridad de datos personales, evaluaremos sus consecuencias y, cuando resulte exigible, la notificaremos a la AEPD sin dilación indebida y dentro del plazo máximo de 72 horas desde que tengamos constancia. También informaremos a las personas afectadas cuando exista un alto riesgo para sus derechos y libertades.
 

14. Protección de menores

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 14 años. No recogemos ni tratamos conscientemente datos de menores por debajo de este umbral conforme al artículo 7 de la LOPDGDD. Si se hubieran recabado por error, procederemos a su supresión inmediata.
 

15. Cookies y servicios de terceros

Nuestro sitio utiliza cookies con fines funcionales y analíticos. Las cookies no esenciales solo se utilizarán con su consentimiento mediante el banner de cookies. Puede gestionar o retirar su consentimiento en cualquier momento y ajustar las preferencias desde su navegador.Podemos utilizar proveedores terceros (p. ej., Google Analytics, Google Workspace, Microsoft 365/Azure) sujetos a acuerdos conformes al RGPD. Para cualquier alojamiento fuera del EEE, aplicamos SCCs u otras garantías equivalentes (véase sección 10).Los detalles sobre tipos de cookies, finalidades, periodos de almacenamiento y proveedores figuran en nuestra Política de Cookies.Cuando dichos servicios de terceros impliquen el tratamiento de datos personales para la gestión de eventos, actuarán como encargados del tratamiento conforme a acuerdos compatibles con el RGPD.
 

16. Comunicaciones por email

Los emails, mensajes y archivos adjuntos serán tratados para gestionar la correspondiente relación comercial, contractual u operativa. Podrán ser clasificados, resumidos, traducidos o utilizados para preparar borradores mediante las herramientas descritas en el apartado 7.2.Los correos emitidos por Meridional Events S.L. pueden contener información confidencial. Si los recibe por error, notifíquelo y elimine el mensaje. Puede darse de baja de comunicaciones de marketing en cualquier momento.
 

17. Actualizaciones de esta política

Esta política puede actualizarse periódicamente. Los cambios significativos se anunciarán en el sitio web o por email. Meridional Events S.L. actúa conforme a los principios de licitud, lealtad, transparencia, minimización de datos, integridad/confidencialidad y responsabilidad proactiva, en cumplimiento de los artículos 5 y 24 del RGPD.Toma de decisiones automatizadas y perfilado: Podemos utilizar herramientas automatizadas para clasificar, priorizar o preparar comunicaciones, pero no adoptamos decisiones con efectos jurídicos o similares basadas exclusivamente en estos sistemas. Las decisiones relevantes son revisadas por una persona. No utilizamos Categorías Especiales de Datos para perfilado o marketing.
 

18. Contacto y autoridad de control

Contacto: privacy@meridionalevents.comMeridional Events S.L. – Calle Pelayo, Málaga, EspañaAutoridad de control: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) – C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid – www.aepd.es